7個遠端面試與工作的秘訣

遠端面試與工作

遠端協作、遠端溝通對於我來說並不是一個陌生的名詞,在2020之前,不乏與其他人合作專案、線上開會的經驗。從3月底到12月之間,這段待在家的日子,則是以更深刻的方式體會了遠端合作。包含歷經了遠端面試、線上的onboard、以及與商業思維學院的小組跨時區的密切協作。

## 遠端面試

(圖片來源:glassdoor)

英文面試對於許多人來說,可能已經夠頭痛了。遠端進行英文面試,變數則是更多,不管是軟硬體設備問題、網路連線順暢度、是否隨時準備好使用數位白板陳述腦中的想法等等,少了現場可以觀察面試官的機會,少了面對面所能營造的專注度,讓人必須在更短的時間內講重點。幾場面試下來,經歷過考官邊開車邊面試(小朋友不要學!),也經歷過面試時間到了但是考官沒出現,以及原本以為是video call的面試,全程變成audio call的狀況等。這些種種因素把英文的表達力更進階的考驗了一次。

  • 重點:穿著面試服裝

很多人會因為反正都是待在家工作,就在面試的時候穿得比較隨便,覺得那是一種自在的展現。然而服儀也是會影響面試官對你的第一印象,如果一個候選人不刮鬍子、穿著有荷葉邊的T-shirt面試、在昏暗的燈光下,這樣的畫面也比較讓人難以聯想到積極、正面、努力的意象。也會讓你自己需要花更多的力氣來獲取對方的信任。

  • 重點:前30秒、切題

如果無法在開口的30秒內,把稍後3分鐘要說的事情有一個好的開場,或者好的摘要。那就重新構思這個回答的陳述方式。每個面試官問的問題,都有其背後想要了解的事情,除了可以採取STAR method讓自己回答更有架構之外,記得要問問自己:想給面試官留下的印象是什麼。而自我介紹則是要盡量濃縮到3分鐘左右,對方想知道的就會再向你提問。如果是面對面的面試,適當的自我介紹長度大概可以落在3-5分鐘,可是因為遠端的緣故,寧可在過程當中留空間讓雙方對話,也不要開啟報簡報模式。

  • 重點:對話模式與簡報模式

如同前一個段落提及,遠端面試會少了跟真人面對面講話的感覺。因此假設你給面試官的感覺是:”很會回答問題的人。“,也就是簡報模式,就會有一種失真感,彷彿螢幕對面是一個AI程式,而不是一個你會想共事的人。取而代之的,在面試過程如果能夠穿插適當的停頓,確定對方沒有因為網路連線、畫面停格等問題而錯聽你的回答,也會讓面試過程從一問一答的制式感轉成對話模式,提高雙方的投入程度。而這樣的好處,也可以在面試過程當中看見面試官的個性,進而觀察到未來合作彼此的culture fit。

  • 祕技:3M便條紙

其中AWS的一場面試更包含5+1小時的馬拉松。則是讓我把3M便條紙用到極致的一個面試經驗。5+1小時的面試從早上9點到12點,每一個小時一場,中間12點有一個小時的午休,下午則是1點到3點,也是一個小時一場。

即便中間有5-10分鐘休息時間,大概喝水、上廁所、隨自然光的狀況調整鏡頭前的光線、重新整理瀏海,就已經用完了。所以在準備這樣的面試的時候,可以幫自己準備一些材料,讓自己context switch(環境切換?)的時候可以輕鬆接上狀況,知道自己在跟誰說話。

我會在鏡頭前左到右貼上4張便條紙。(左1)背景:這場面試的時間。這個人是誰,是什麼位置,linkedin上我覺得有趣的事情。(左2)關鍵字:根據這個人的位置,以及可能合作的方式,我想留給對方的印象是什麼。(右1)專案:根據左2的關鍵字,能支持這個價值的專案有哪幾個。(右2)問題:有什麼問題是可以在最後發問的。這4張是根據時間軸左到右。如果有5關面試,就把早上面試的便條紙放上面,完成一關面試就撕掉最上面一層,等到下午面試完畢,就清空便條紙了。

便條紙的存在不像是面試過程當中讀稿機的存在,反而比較像是開場前的安全感而準備的。面試前快速讀過一次,可以讓自己換場的過程更清楚接下來的一小時要專注在什麼方面上。不至於在面試開始的時候還要慌張地去滑信箱紀錄,去看這場的面試官有誰。

## 遠端工作

(圖片來源:yonder)

後續在10月開始上班之後,也因為公司WFH(work from home)的政策,於是就開始了遠端上工的日子。而在商業思維學院的學習經驗,則是從2020年1月到12月,100%的線上合作,大家跨時區的完成作業,也一起馬拉松,跟著學院的課程走了一整年。

  • 重點:轉型的社交模式

在開始上工之前,對我來說最害怕的就是要刻意的去認識新的同事。在過去的經驗,走進辦公室大家會從自我介紹開始,隨著時間過去大家就會有各種不經意碰到面的時刻,可以有咖啡機聊天逐漸對彼此熟稔。但線上卻不是如此。

忘記誰說過:

恐懼感最巨大的時候,就是在你開始動手做的前一刻。

當真的開始去跟同事們約線上咖啡的時候,事情反而不這麼可怕了。也因為這個原因,讓我能夠去溝通的同事不只有侷限於歐洲同辦公室的,反正都是一個slack訊息的距離。於是遠在台灣的同事,遠在美國的同事,也都成為上工過程帶給我很大助益的夥伴們。

遠端工作必須要突破的第一點,就是那些消失的small talk現在都必須轉成一個個的conference call。這也強迫大家去正視那些我們沒有注意到的社交場合,原來是在工作當中佔了多大的重要性。

  • 重點:資訊透明度

與學院的小組(神奇海3)一起認真的一年,大家在一開始就理解到,由於組員座落於亞洲、歐洲、美國,在平時上班日一定很難約到全員到齊的時間,在假日大家也可能無法每週都出席開會。因此大家致力於讓團隊的資訊透明度當作是第一優先考量的事情。

舉例來說,開會的重點訊息跟討論進度更新在Slack上面,如果狀況允許也盡量錄音開會過程,讓其他人可以有機會跟上進度。平日有空的時間,如果有看到相關的學習資源,也會放在頻道裡。放上連結同時也會加上敘述文字,或是讀的過程看不懂的疑問。讓其他學員在自己有空的時間可以非同步回覆。

這樣的好處在報告要繳交的前一週可以發揮最大效能,前一個時區的組員在睡覺前勘誤或者發現報告可能有誤的部分,後一個時區的組員可以在對方睡覺的時候補上,讓前一個時區的組員在起床的時候有一種出現作業小精靈的驚喜感。

  • 重點:don’t take it personal(別往心裡去?)

前面提到遠端工作在“轉型的社交模式”與”資訊透明度”的重要,另一件重要的事情,就是要記得看到訊息本身的時候don’t take it personal。特別是遠端合作的時候,你無法和對方碰面好好聊天,透過文字而沒有聲音、表情與肢體表達,大部分很難掌握對方的情緒。

有些人會太過於執著於去解釋對方句子後面的意義,或者執著對方是否在很短的時間內回覆的訊息等等,這些都不是太好的習慣。在工作、學習的場域,盡量假設對方是站在希望團隊好,希望可以交付好的專案、好的報告的立場下的發言,而不是針對個人的發言。

對於文字的豐富想像力請留在看小說或者使用交友軟體的時候吧 😉

結尾

透過以上的7個秘訣,希望大家在準備遠端面試,以及跟遠端團隊合作可以擁有足夠準備,讓工作及求職能夠更加順利。有任何提問或者經驗想分享,也歡迎在文章底下留言。

*這篇文章是撰寫另一篇文章[TBD]時候的產物,過幾天更新後也歡迎大家連過去看一下原文喔!

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